Como migrar documentos físicos para documentos digitais em segurança? Descubra!
Conheça as vantagens de utilizar documentos digitais e saiba como migrar a documentação da sua empresa para o digital em segurança
Você já perdeu ou teve um documento importante danificado e acabou tendo prejuízos por isso? Essa situação é mais comum do que você imagina e acaba trazendo uma série de problemas para as empresas.
Por isso, uma solução que muitos os empreendedores estão utilizando para trazer maior segurança e facilidade de acesso às documentações da empresa é migrar os documentos físicos para os documentos digitais.
Mas esse processo é realmente seguro e efetivo? Sim!
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Por isso, a fim de ajudar você a migrar a documentação da sua empresa para o digital em segurança, aproveitando todas as vantagens desse processo, nós, da Valoweb Contabilidade, preparamos o artigo de hoje com tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
Acompanhe!
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais são aqueles de natureza eletrônica cuja validação jurídica ocorre por meio de certificação digital. Dessa forma, muitos contratos e até mesmo declarações obrigatórias ocorrem de forma eletrônica.
Além dos documentos digitais, também temos os documentos digitalizados. Esses são de natureza física, emitido inicialmente no papel e, em seguida, passados para o digital. Assim, documentos como contratos físicos, recibos de compra e venda, cópia de documentos de funcionários e clientes, relatórios e controle de clientes podem ser digitalizados e transformados em digital.
Mas por que realizar a digitalização da documentação da sua empresa prestadora de serviços? Veja a seguir!
Veja também:
Quais são as vantagens de migrar a documentação do físico para o digital?
São muitas as vantagens de migrar a documentação física para o digital, separamos as principais. Confira!
- Redução de custos com papéis, impressão, serviços de entrega e recebimento de documentos;
- Otimização do tempo e dos processos;
- Maior segurança de dados;
- Eliminação de perdas e de danificações de documentos;
- Maior organização e controle da documentação;
- Validade jurídica;
- Aumento da produtividade etc.
Para saber um pouco mais sobre as vantagens dessa migração, acesse a matéria abaixo:
Agora que você já sabe o que são documentos digitais e as vantagens de realizar a migração do físico para o digital, é hora de entender como realizar essa migração em segurança. Veja a seguir!
Como realizar a migração de documentos físicos para documentos digitais em segurança?
A fim de que todo o processo de migração da documentação para o digital ocorra de forma segura e efetiva, é preciso seguir os passos abaixo:
- Faça o levantamento de todos os documentos existentes;
- Organize e classifique os documentos de acordo com prioridades, objetivos, categorias etc.;
- Padronize a classificação dos documentos;
- Realize a digitalização dos documentos coletados;
- Utilize sistemas de armazenamento de documentos em nuvem, realizando os devidos backups;
- Obtenha um certificado digital para realizar as assinaturas e as transações eletrônicas;
- Mantenha um controle de documentos.
Todos esses processos podem e devem ser realizados por profissionais especializados em gestão de documentos e no seu setor de atuação para que ocorra de forma mais efetiva. Nesse sentido, nós, da Valoweb Contabilidade, podemos ajudar você!
Conte com a Valoweb Contabilidade!
Nós, da Valoweb Contabilidade, somos especialistas em prestadores de serviços, com anos de experiência no mercado atuando nas áreas contábil e fiscal.
Dessa maneira, temos a experiência e a expertise necessária para auxiliar em todo o processo de digitalização e de gestão de documentos para que a sua empresa se mantenha organizada, atualizada, segura, saudável e em conformidade legal.
Então, entre em contato conosco para conhecer, de perto, os serviços que disponibilizamos para você.
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